ヘルスプロモータへの道４：記録をとるときのポイント
こんにちは。いわいです。
今回は、「記録をとるときのポイント」です。
会議や様々な場面で話されたことは記録しない限りは残らないため、
記録として残すことがとても大事になります。
しかし、いろいろな地域でスタッフの方に記録を録ってもらいますが、
記録をとることは、意外と難しいようです。
先日も下関市の保健師さんたちに、
記録について話を聞いてみましたが、
「どこにポイントを絞っていいのかわからなく難しい」とおしゃってました。
そして、その後演習として「下関さんと豊浦さんの会話」を記録を録ってもらったのですが、
「時系列で記録」「ポイントのみを記録」「会話形式で記録」など
同じ内容の記録を録るのにもいろいろなパターンがあることがわかりました。
話のポイントを絞り、見やすい記録を作るにはどうしたら良いのでしょうか？
私が普段目指している点は、「読む人の気持ちを考えた記録」です。
「ぱっと見やすい資料っていうのはどういった資料だろう？」と思いながら、
記録を作成しています。
具体的には・・・
・記録に徹すること（話を聞き漏らさない）
・話が前後に飛んでいても、同じ話題の話は一カ所にまとめる
・話の経過よりも結論が大事な場合は、結論のみ記載する
・誰が何を話したのかの記録が大事な場合は、話した人の名前を入れる
・「である」調ですっきりした文体にする
・レクチャーの記録は、「ヘルスプロモーション」「健康日本21」など項目ごとに見出しをつける
・見出しは、太文字、下線、＜＞をつける
・ダラダラ羅列しないで、箇条書きにしたり、見出しに番号をつける
・パワーポイントの説明部分は、パワーポイントの図を挿入する
また、ファイルの保存方法としては、
・「060303第１回策定委員会」（日付・会議名）の名称で統一する。
・ヘッダーにも、「060303第１回策定委員会」など会議名を入れる。
・ページ数を入れる
・フォントは、基本的に明朝体。見出しは、ゴシックまたは下線or太字。
とフォーマットを決めています。
いつも同じ形式だと書類の整理もしやすく、読む方にとっても親切です。
最後に、記録を録るのの極意をひとつ。
ずばり、「記録を録るのが嫌いなこと！」です。
私自身は記録を録るのは得意なのですが、実は大嫌いな仕事です。
「せっかく記録したものは見てもらいけど、時間をかけてやりたくない！」
という一心で、会議の場面で記録を完璧に仕上げるための方法を工夫してきました。
「好きこそものの上手なれ」とはいうものの、
「嫌いこそものの上手なれ」ということもあるようです。