進行表
こんにちは。いわいです。
今日は、
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【進行表】
会議のときに時間の使い方はとても頭を使います。
そのため、私は会議のときは式次第とは別に
細かい時間配分や各作業のねらい・内容・担当を書いた
進行表を作成するようにしています。
１．進行表を作る目的
例えば、「オリエンテーション」ひとつにしても、
そのねらいによって内容が変わってきます。
「今日なぜこの会議に集まってもらったか理解してもらう」と
いうことが狙いであれば、
主旨説明をしっかりする必要がありますし、
「今後の流れを理解してもらうこと」が
目的であれば、
今後の会議の予定（日程、議題）などに触れる必要があります。
ひとつひとつの項目について、
「なぜ、このことをするのか？（ねらい）」を考え、
内容を考えていくと、
どこに重きをおく必要があるのか、
会議の流れがイメージしやすくなります。
作成の作業は、少々めんどくさいと思うこともありますが、
実際に進行表に沿って会議を進めると
やはり作る作業がムダではないなぁと感じます。
２．記入する内容
進行表には 細かい時間配分を記入しておきます。
各作業にどれだけの時間がかかるかを理解しておくために大切な作業です。
例えば、「自己紹介をする」場合、
会議の参加者が30名いれば、
ひとり１分だとしても30分必要となります。
２時間の会議の中で、
果たして30分もかけて、全員の自己紹介をする必要があるのか？
会議の目的にあわせて考えていくことになります。
時間はあっという間にすぎてしまうので、
会議のレジュメだけで準備を終えるのではなく、
何にどれだけ時間を割くのか考える進行表の作成は、
とても大切です。